LA DÉMATÉRIALISATION

Dans l’entreprise, la dématérialisation fait partie d’un processus plus vaste appelé transformation numérique ou transformation digitale. 

Ce processus regroupe l’ensemble des pratiques de l’entreprise qui s’appuient sur les nouvelles technologies et dont le système d’information occupe bien évidemment une position centrale.

Les pratiques sont multiples et visent toutes à améliorer l’efficacité et donc la productivité des entreprises :

  • Bulletin de salaire électronique
  • Déclaration DADS en ligne
  • Dématérialisation de la commande publique
  • Commerce électronique
  • Numérisation et indexation des factures fournisseurs
  • …

Littéralement, la dématérialisation s’intéresse à la suppression du support matériel. Du point de vue des supports d’informations de l’entreprise, elle consiste à remplacer des flux de documents papiers par des flux numériques :

  • soit en numérisant les documents papiers,
  • soit en recueillant à la source l’information au format numérique.

Il s’agit donc de passer d’un mode de fonctionnement papier à un mode de fonctionnement numérique, pour se rapprocher d’un objectif zéro papier.

GESTION DE CONTENU
ET GESTION DE DOCUMENTS

L’information, dans le contexte informatique, désigne un ensemble d’éléments organisés selon des règles conventionnelles, qui apportent de la connaissance, nous renseignent, et peuvent être transmis : un document numérisé, les données d’une base informatique, un email, un message vocal, etc.

Les informations contenues dans une base de données, peuvent être exploitées par des programmes informatiques. Il s’agit d’informations structurées.
Au contraire, les informations contenues dans un document sont dans la plupart des cas exploitables uniquement par des individus. Il s’agit d’informations non structurées.

Parmi les solutions logicielles traitant de l’organisation globale de l’information, deux d’entre elles sont fréquemment rencontrées :

ECM

Gestion du contenu de l’entreprise

Ensemble de l’information de l’entreprise, structurée et non structurée, sur tout son cycle de vie : l’acquisition, la gestion, le stockage , la conservation et la diffusion.

GED

Gestion électronique de documents

S’intéresse plus particulièrement aux documents. Elle vise à améliorer la gestion des informations non structurées.

 L’ECM s’inscrit donc dans un domaine plus vaste que la GED même s’il est régulièrement fait référence à la GED lorsqu’il s’agit d’ECM. Quoi qu’il en soit, au regard de l’évolution rapide des technologies et des pratiques, il devient difficile d’envisager une solution informatique qui ne prenne pas en compte la totalité de l’information.

GESTION DES PROCESSUS D'ENTREPRISES

De nombreux processus sont appliqués au quotidien par les entreprises.

Certains d’entre eux sont relatifs au fonctionnement même de l’entreprise et concernent la majorité des entreprises, par exemple le traitement du courrier entrant, le traitement des factures fournisseurs, ou encore la gestion des demandes de congés.

D’autres sont relatifs au secteur d’activité de l’entreprise et sont ainsi plus spécifiques comme par exemple la gestion d’une flotte de véhicules, le suivi des événements indésirables, la validation et le suivi des demandes d’intervention.

Dans tous les cas, il s’agit d’un processus composé d’une succession d’étapes chronologiques, dont le passage de certaines étapes est soumis à des conditions et à une validation par des collaborateurs habilités.

BÉNÉFICES DE LA DÉMATÉRIALISATION

S’engager dans un processus de dématérialisation des documents et des processus d’entreprises offre de multiples bénéfices à l’entreprise, dont les principaux sont illustrés ci-dessous.

Gagnez 30 min par jour et par employé

Trouvez l’information dont vous avez besoin instantanément. Plus de perte de temps à chercher une information qui, dans 1 cas sur 2, n’est pas trouvée.

Réduisez de 30% vos coûts d’impression

Réaliser des économies immédiates de fournitures (papier, consommables), d’énergie et d’espace occupé (archivage).

Améliorez la productivité de 30%

Éliminez les actions inutiles avec la saisie unique d’informations et les formulaires de saisie. Supprimez définitivement les doublons de documents.

Ne perdez plus aucun document

Tous vos documents ainsi que son historique (anciennes versions) sont stockés selon un référentiel documentaire commun.

Augmentez la satisfaction client

Répondez immédiatement à vos clients grâce à une information disponible en temps réel. Avec la gestion des processus et les notifications, n’oubliez pas une étape importante.

Facilitez la mobilité des collaborateurs

Accédez à tous vos documents et vos projets depuis n’importe où et à partir de l’ensemble de vos outils personnels (Mac/PC, portable, tablet, smartphone).

Fluidifiez considérablement les processus

Mettez en place des processus automatiques qui permettront une approbation des collaborateurs plus rapide et faciliteront le suivi des procédures de travail.

Améliorez les performances de l’entreprise

Optimisez le travail des collaborateurs sur un même projet : partage de l’information et des documents, accès à l’historique et à la traçabilité, affectation de tâches et notifications.

CAS D'USAGES

Quel que soit le secteur d’activité concerné, la dématérialisation permet d’améliorer considérablement l’efficacité des collaborateurs en opérant de manière transversale pour des utilisations variées.

Voici quelques cas d’usage courants :

Automatiser et assurer le suivi de la vérification et de la validation des factures, le rapprochement avec les bons de commande / livraison,  afin que les factures soient payées à temps.

Gérer l’enregistrement, la distribution et la réponse des courriers reçus, afin d’améliorer l’efficacité de leur traitement et de garantir la traçabilité des actions.
Stocker en toute sécurité les contrats et s’assurer que les bonnes personnes disposent d’un accès rapide aux bonnes versions des contrats depuis n’importe où et n’importe quel appareil.
Gérer et assurer le suivi des recrutements, formations, évaluations de rendement, salaires et avantages, tout en protégeant les données sensibles.
Gérer pour les entreprises faisant partie de secteurs très régulés, les processus de vérification, les procédures opérationnelles normalisées (SOP), les rapports de non-conformité, les actions correctives et préventives.
Définir des règles simples pour la visibilité des contenus, les échéances et la propriété afin de rationaliser l’ensemble de la gestion du projet.