LA VALEUR PROBANTE

La dématérialisation peut être abordée selon deux axes complémentaires :

    • La dématérialisation de gestion : elle consiste à travailler avec des documents numériques plutôt que papiers. Cela permet de partager de manière efficace les documents tout en évitant la circulation de documents papiers et la multiplication des photocopies de documents. 
    • La dématérialisation à valeur probante : elle consiste à produire des documents originaux numériques, c’est-à-dire des documents numériques  ayant une valeur probante, opposables à un tiers.

La dématérialisation de gestion ne permet pas nécessairement de supprimer les documents papiers originaux mais elle limite les risques de perte et facilite la circulation des documents entre les collaborateurs.
En revanche la dématérialisation à valeur probante produit des originaux numériques, elle permet ainsi de s’affranchir des documents papiers. Ainsi elle simplifie et sécurise l’archivage à long terme des documents .     


lA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
La signature électronique d’un document numérique lui confère une valeur juridique au même titre que la signature manuscrite d’un document papier.

Depuis la directive 1999/93/CE du Parlement Européen et du Conseil (13 décembre 1999) définissant un cadre communautaire pour les signatures électroniques, et sa transposition dans le droit français par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, le recours à la signature électronique par les entreprises privées et publiques s’est considérablement développé.

Lorsqu’un document est signé électroniquement selon un procédé fiable il devient possible d’identifier de manière fiable le signataire et de garantir l’intégrité du document, c’est-à-dire de garantir qu’il n’a pas été modifié.
Un tel document bénéficie alors de la non-répudiation, il ne peut pas être nié.

Le règlement Européen eIDAS du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance a eu pour effet de réviser le régime juridique de la signature électronique.  Il a ainsi introduit trois niveaux de fiabilité de la signature électronique :

    • la signature électronique simple,
    • la signature électronique avancée,
    • la signature électronique qualifiée, qui se distingue des deux précédentes par le fait qu’elle est présumée fiable.

L’ORIGINAL NUMÉRIQUE
L’effet juridique et la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que ce document se présente sous une forme électronique (règlement eIDAS, article 46).

La reconnaissance de la valeur probante de l’original numérique par le règlement eIDAS s’est accompagnée d’une modification de l’article 1366 du code civil par ordonnance du 10 février 2016 : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Un document original est déterminé par le support ayant permis de le créer :

    • l’original papier est un document papier disposant d’une signature manuscrite ; le numériser constituera une copie.
    • l’original numérique est un document numérique disposant d’une signature électronique ; l’imprimer constituera une copie.

Afin de faciliter le passage du papier au numérique, la modification de l’article 1379 du code civil par ordonnance du 10 février 2016 a toutefois permis d’introduire la notion de copie fiable en lui conférant la même force probante que l’original.

De ce principe découle la norme NF Z42-026 relative à la numérisation fidèle. Il s’agit d’un référentiel définissant les conditions du processus de numérisation pour lesquelles il est possible de détruire les originaux papiers.


L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
L’archivage électronique consiste à conserver dans de bonnes conditions les documents numériques pour assurer leur pérennité pendant toute la durée de conservation requise.

Il s’agit de garantir l’authenticité, la traçabilité, l’intégrité et l’imputabilité des documents afin d’attribuer une valeur juridique solide à la conservation des documents numériques.

Deux normes régissent les exigences et les moyens techniques à mettre en oeuvre pour y parvenir :

      • la norme NF Z42-013 de mars 2009 sur l’archivage électronique,
      • la norme NF Z42-020 de juillet 2012 relative au coffre-fort électronique.